Datenschutzerklärung

St. Martinsverein Hehler e.V., Hehler 220a, 41366 Schwalmtal – vertreten durch den Vorsitzenden René Frantzen. E-Mail: info@sanktmartinhehler.de

Diese Website wird auf einem vom Verein gemieteten Server in der EU betrieben. Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) kurzzeitig in Server-Logs verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – sicherer Betrieb der Seite). Es werden keine Analyse- oder Werbedienste eingesetzt, Schriften und Bilder liegen auf unserem eigenen Server.

Für die Reservierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Platzwahl und Bemerkung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung der Veranstaltung). Ihr erhaltet eine Bestätigungs-E-Mail mit Storno-Link; der Vorstand wird über die Reservierung informiert.

Die Daten werden 3 Monate nach der Veranstaltung automatisch gelöscht. Diese Löschung übernimmt ein täglich laufender Vorgang auf unserem Server – sie ist nicht davon abhängig, dass jemand daran denkt.

Wenn ihr über die Website Mitglied werdet, verarbeiten wir Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und das gewünschte Eintrittsdatum. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Begründung und Durchführung der Mitgliedschaft) in Verbindung mit eurer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die ihr im Formular ausdrücklich erteilt.

Zur Unterschrift: Die im Formular gezeichnete Unterschrift wird als Bilddatei auf unserem Server gespeichert und ausschließlich für die Beitrittserklärung verwendet. Sie dient als Nachweis, dass ihr Satzung und Datenschutzhinweise anerkannt habt – wie bei einer Unterschrift auf Papier.

Mitgliederdaten speichern wir für die Dauer der Mitgliedschaft. Nach einem Austritt löschen wir sie, sobald keine Ansprüche mehr offen sind; steuerlich oder rechtlich erforderliche Unterlagen bewahren wir für die gesetzlichen Fristen auf. Eine Weitergabe an Personen außerhalb des Vereins erfolgt nur mit eurer ausdrücklichen Zustimmung.

An Mitglieder mit hinterlegter E-Mail-Adresse versenden wir Einladungen zu Mitgliederversammlungen samt Tagesordnung, teils mit persönlich adressiertem PDF im Anhang. Das gehört zur Durchführung der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und erfüllt zugleich unsere satzungsgemäße Einladungspflicht.

Bei Bestellungen verarbeiten wir Name, Adresse, Kontaktdaten, Bestellmenge und Zahlstatus (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden nach vollständiger Abwicklung der Ausgabe gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für Zuwendungsbestätigungen verarbeiten wir Name, Anschrift, Betrag und Datum der Zuwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – steuerliche Pflichten). Doppel der Bestätigungen bewahren wir entsprechend den gesetzlichen Fristen der Abgabenordnung auf. Bei Zahlung über PayPal gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von PayPal.

Bei Nachrichten an info@sanktmartinhehler.de verarbeiten wir die Angaben zur Beantwortung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO).

Über jede von der Website versendete E-Mail führen wir einen Versandnachweis mit Empfängeradresse, Betreff, Zeitpunkt und Ergebnis. Er dient dazu, nicht zugestellte Bestätigungen zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), und wird nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Inhalte der Mails werden dabei nicht gespeichert.

Wir zählen, wie oft unsere Seiten aufgerufen werden – mit einer eigenen Lösung auf unserem Server, ohne Google Analytics und ohne vergleichbare Dienste. Erhoben werden die aufgerufene Seite, die verweisende Website (etwa eine Suchmaschine) und ob der Aufruf von einem Handy oder einem Rechner kam. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Ohne Wiedererkennung: Es wird kein Cookie gesetzt und nichts in eurem Browser gespeichert. Um mehrere Aufrufe eines Geräts an einem Tag nicht doppelt zu zählen, bilden wir eine nicht umkehrbare Prüfsumme aus IP-Adresse und Browserkennung zusammen mit einem Zufallswert, der täglich neu erzeugt wird und nur im Arbeitsspeicher existiert. Die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert, die Prüfsumme nach spätestens drei Tagen gelöscht. Ein Rückschluss auf einzelne Personen oder ein Wiedererkennen über Tage hinweg ist damit ausgeschlossen.

Die öffentliche Website setzt keine Cookies. Nur im passwortgeschützten Vereinsbereich wird ein technisch notwendiges Anmelde-Cookie verwendet.

Von unserer Datenbank wird täglich eine Sicherungskopie auf demselben Server angelegt. Diese Kopien werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Sie dienen ausschließlich dazu, den Betrieb nach einer technischen Störung wiederherstellen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung).

Auf dieser Website arbeitet kein KI-System: Es gibt keinen Chatbot, keine automatische Auswertung eurer Daten und keine Entscheidung, die eine Software für euch trifft. Eure Angaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Ein Teil der Illustrationen und Textentwürfe ist allerdings mit KI-Werkzeugen erstellt worden. Was das genau betrifft, steht offen auf unserer Seite KI-Transparenz.

Ihr habt das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – in NRW: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.